El procés de gestió de carpetes

Les organitzacions es basen en el procés de gestió de casos per simplificar i fer problemes complexos més manejables. Aquest procés proporciona a les organitzacions amb fluxos de treball evolucionals, reproduïbles i eficaços per facilitar la resolució d’aquests problemes complexos. El programari de gestió de casos proporciona a les organitzacions amb una solució simplificada per fer un seguiment i resolució de casos.

Què és la gestió de carpetes?

Un “cas” en la gestió de casos es refereix a un esdeveniment, un problema o un problema un incident únic. Pot ser que hi hagi diverses coses en funció del producte o servei proporcionat per una organització. Aquests són alguns exemples de casos possibles:

  • Queixes de clients
  • bitllets de suport
  • L’embarcament de clients
  • transaccions fraudulentes
  • El procés de gestió de casos és fer un problema complex i simplificar-lo configurant fluxos de treball reproduïbles. Les organitzacions solen confiar en el programari de gestió de casos per crear, implementar i avaluar aquests fluxos de treball.

    Fils de treball de gestió de carpetes Especifiqueu com es durà a terme una carpeta des del principi fins al principi. Final. Sense processos de gestió de casos establerts, les organitzacions tindran dificultats per resoldre i controlar els resultats consistents, fent errors costosos i sotmesos a costos operatius més alts.

    Les funcions. Característiques del sistema de gestió de casos

    Les característiques de Un sistema de gestió de carpetes varia segons el sector d’activitats i productes i serveis prestats per una organització. Tanmateix, el procés del sistema inclourà:

    • recollida i gestió de la informació
    • presa de decisions
    • Una interfície compartida
    • retenció D’informació per a finalitats de compliment

    Col·lecció i gestió d’informació

    El procés de gestió de casos Hauria d’ajudar a una organització a reunir informació, extreure informació important i organitzar-les en una base de dades centralitzada. La capacitat d’accedir fàcilment a aquesta informació és essencial per accedir al risc, dissenyar i implementar un pla i avaluar el procés per identificar possibles millores.

    Precisió de presa de decisions

    Un sistema de gestió de casos ajuda a les organitzacions a prendre decisions senzilles i consistents sobre la base de criteris establerts. La presa de decisions pot ser totalment automatitzada o pot ajudar a les persones a prendre decisions més informades.

    una interfície compartida

    La informació ha de ser accessible per als principals grups d’interès mitjançant un tauler d’usuari fàcil d’utilitzar. Això facilita l’accés i compartir informació, no només dins de l’organització, sinó també amb clients i tercers interessats.

    Retenció d’informació a finalitats de compliment

    És important seguir l’historial de registres i mantenir còpies de notes, comunicacions i documents importants. La vostra gestió de casos hauria d’ajudar a crear una pista d’auditoria per augmentar el compliment i oferir millors oportunitats de seguiment.

    Avantatges del procés de gestió de fitxers

    Els casos de procés de gestió ofereixen una àmplia gamma de beneficis a la pàgina Nivell d’organització. Un dels avantatges més importants és la capacitat de fer problemes complexos manejables establint fluxos de treball eficients. Un cop establerts els fluxos de treball, els gestors de casos i altres grups d’interès poden desenvolupar i implementar plans efectius de manera coherent.

    Entre els altres beneficis del procés de gestió de casos, podem citar

    Una resolució més ràpida de les empreses

    El programari de gestió de casos racionalitza el processament de fitxers d ‘una organització. Els membres de l’equip poden utilitzar una solució única per comunicar-se, fer un seguiment i millorar els casos. Un procés simplificat augmenta tant l’eficiència com la productivitat dels empleats.

    millora de la carpeta Holding

    gràcies a Solucions de gestió de casos, les organitzacions poden mantenir tota la informació rellevant en una base de dades d’accés fàcil. Funcions avançades de gestió de documents faciliten la recollida, l’extracció, la classificació i l’emmagatzematge de dades importants.

    Una col·laboració eficaç

    El programari de gestió de carpetes racionalitza la comunicació, permetent a les parts interessades la informació d’accés i comunicar-se a través d’un Interfície única. Això permet que els gestors de casos i altres representants proporcionin als clients les actualitzacions en temps real.

    Accés fàcil a la informació

    La capacitat d’accedir ràpidament a la informació sobre un cas específic accelera en gran mesura la seva resolució.

    eliminació de processos manuals

    Les solucions de gestió de casos automatitzats suprimeixen la necessitat de recopilar documents, que permet reunir i emmagatzemar documents electrònicament. La recollida manual de documents amb clients i altres parts condueix a un malbaratament de recursos valuosos i retarda la resolució de casos. Això evita que l’organització proporcioni un excel·lent servei al client.

    Proporcioneu un servei d’atenció al client de qualitat superior

    un nivell superior D’atenció es facilita facilitant la comunicació amb els clients i permetent la resolució ràpida de les seves preocupacions.

    Entendre millor els clients

    Sistemes de gestió de casos poden ajudar les organitzacions a analitzar les dades per identificar les tendències, centrar-se en els indicadors de rendiment clau i identificar oportunitats per servir millor als clients. L’anàlisi de dades és essencial per a la fase d’avaluació del procés de gestió de casos. Sense accés a les dades, és difícil, si no impossible, per a les organitzacions per millorar els seus processos.

    Usos potencials de gestió de casos

    Els casos d’ús potencial per a la gestió de casos depenen en gran part de la Indústria i productes i serveis prestats per una organització. El procés de gestió de casos es pot utilitzar tant en casos d’ús comercial com en els casos d’ús del sistema. En ambdós casos, la gestió de casos ajuda a l’organització a optimitzar els seus processos.

    Hi ha diversos exemples de casos d’ús de la gestió de casos que són comuns a tots els sectors d’activitat. Que una organització proporcioni productes o serveis, normalment requereixen un procés centralitzat per tractar els problemes de suport al client. Aquests casos inclouen funcions importants com l’assignació d’entrades, el processament de sol·licituds de servei, el seguiment de casos i la correspondència amb els clients. El programari de gestió de carpetes ajuda les organitzacions a tractar tots aquests problemes amb una solució única i fàcil d’utilitzar.

    Un altre cas d’ús actual és l’embarcament del client. La integració del client sempre ha estat una operació llarga i ineficient per a les organitzacions. L’embarcament es simplifica gràcies a l’automatització i als processos estructurats. El programari de gestió de casos és especialment eficaç per a l’automatització de processos que sempre han estat els més ineficaços i cars.

    Les fases del procés de gestió de carpetes

    El procés de gestió de casos té set fases. Aquestes fases no són lineals i tenen com a objectiu proporcionar un enfocament integral al procés inicial al final. Aquest enfocament proporciona una certa flexibilitat, permetent que un responsable de casos torni a fases anteriors segons sigui necessari. Per exemple, durant la fase de seguiment, un gestor de casos pot aprendre que el pla implementat no va solucionar el problema. En aquest cas, el gestor de casos haurà de tornar a la fase de planificació per trobar una altra solució. Les set fases del procés de gestió de casos són les següents

    1. projecció
    2. avaluació
    3. Determinar el risc
    4. planificació
    5. Implementació
    6. Seguiment
    7. Avaluació

    Projecció

    Aquesta fase inicial del procés de gestió de casos és Dissenyat per eliminar els casos que no requereixen una resolució o que es puguin resoldre ràpidament. El procés de gestió de casos s’utilitza per resoldre problemes complexos a gran escala. Mitjançant l’eliminació de problemes que no justifiquen mesures addicionals, una organització estalvia recursos valuosos en augmentar la seva eficàcia.

    L’examen dels fitxers no significa que les queixes s’ignoren o que una organització tingui mala pràctiques en el servei al client.En aquesta fase, una organització ha de respondre de manera oportuna a la sol·licitud d’assistència de cada persona, li informa del procés i de les decisions preses, i notificar-li les altres opcions possibles, si n’hi ha.

    Avaluació

    Pel que fa al procés de selecció, durant la fase d’avaluació, un gestor de carpetes examina la informació proporcionada. No obstant això, l’objectiu de l’avaluació és entendre el problema en profunditat per tal de trobar una solució, i no determinar si el problema es pot tenir en compte al procés de gestió de carpetes.

    El gestor de fitxers ho farà Recull informació addicional, generalment realitzant una entrevista amb la part adequada, com ara un client o un empleat. A més de recollir informació per accedir al problema, aquesta és una oportunitat perquè el gestor de casos tranquil·litzi. En interactuar amb els clients, assegureu-vos que se sentin apreciats és una part important del procés de gestió de casos.

    Les organitzacions han de desenvolupar qüestionaris per ajudar els gestors de casos a recollir informacions. Aquests qüestionaris només s’han d’utilitzar com a guies. És més important establir un diàleg que administrar una sessió de preguntes i respostes. La creació i emmagatzematge de qüestionaris és senzilla amb el programari de gestió de carpetes.

    Determinar el risc

    Aquesta fase del procés de gestió de casos compleix una funció de triatge. Els gestors de casos són responsables de determinar el risc del cas i prioritzar la seva resolució en comparació amb altres casos. Això s’aconsegueix sovint atribuint una mesura de risc presecificada.

    La determinació del risc té un paper important en l’eficàcia global del procés de gestió de casos. Mitjançant l’establiment de prioritats, les organitzacions poden afectar els seus recursos per resoldre els problemes més urgents. Per exemple, suposem que el servei del frau del banc rep un bitllet d’un client que disputa una tarifa petita a la seva targeta de crèdit. El banc també rep un bitllet que indica que una transferència bancària no autoritzada ha buidat el compte d’estalvi d’un altre client.

    Les dues preguntes són urgents, especialment del punt de vista de cada client, però un és clarament més urgent que l’altre. En aquest cas, és lògic donar prioritat al segon bitllet en lloc de primer. Una vegada que el gestor de casos hagi agafat els riscos de cada cas, pot començar a planificar una solució.

    Planificació

    En la fase de planificació, el gestor de casos aclareix objectius i objectius, i identifica el accions necessàries per aconseguir-les. Els objectius han de ser factibles i específics. Els objectius generals s’han de dividir en passos més petits.

    El gestor de fitxers ha de triar els recursos adequats per assolir els objectius. Aquí és on tenir fluxos de treball establerts juga un paper valuós. Els fluxos de treball fàcilment accessibles i fàcils de seguir els gestors de casos trien el curs d’acció adequat. També es consisteixen entre els fitxers i l’organització en conjunt.

    Cal assenyalar que la fase de planificació no sempre serà possible ni pràctic. Per exemple, quan la resolució d’un cas és urgent i simplement no hi ha prou temps per planificar. Quan els gestors de casos tenen dificultats per identificar i establir objectius, sovint és necessari tornar a les fases anteriors del procés de gestió de casos per recopilar informació addicional.

    Implementació

    en la fase d’implementació de El procés de gestió de casos, el gestor de casos executa el pla que va crear durant la fase de planificació. Per exemple, suposem que un client envia un bitllet d’assistència per a un problema tècnic amb un element de maquinari, com ara un ordinador portàtil o un televisor. La implementació pot implicar el contacte i fer una cita amb un tècnic de camp o organitzar el retorn de l’article.

    La fase d’implementació del procés de gestió. El cas ofereix una oportunitat inestimable per recopilar dades. Els gestors de casos haurien de prendre nota del que van fer. Aquesta informació es pot utilitzar per millorar el processament de casos futurs, així com per millorar l’eficiència del sistema de gestió de casos.

    Seguiment

    En la fase de seguiment, el gestor De la carpeta de les parts interessades a recopilar informació i determinar si la solució ha estat efectiva.Per tornar a l’exemple anterior, si el gestor de casos va preveure la visita d’un tècnic al client, determinaria si el tècnic va visitar i va reparar l’article amb èxit.

    El cap del fitxer pot trobar-lo El pla s’ha implementat sense problemes i ha satisfet tots els objectius. També és possible que el problema no estigui totalment resolt i requereixi mesures addicionals. En aquest cas, el gestor de casos ha de tornar a la fase de planificació per desenvolupar un nou pla d’acció. Després de la implementació del nou pla, el gestor de casos seguirà un nou seguiment per determinar la resolució, etc., fins que es resolgui el cas.

    Avaluació

    En aquest últim Fase del procés de gestió de registres, el gestor de fitxers recopila dades i informació. Això inclou dades com resultats, costos i durada del cas. L’organització utilitza aquesta informació per crear informes i avaluar el procés de gestió de casos des del punt de vista del retorn de la inversió i els costos. Si cal, es fan millores al procés per augmentar la seva eficàcia.

    Hem observat que la fase d’implementació ofereix una oportunitat inestimable per recopilar dades. L’organització ha de tenir en compte el que va funcionar i el que no va funcionar. Els fitxers detallats dels mètodes i resolucions d’èxit s’han de conservar per evitar la implementació de plans ineficaços en casos futurs. Els grups d’interès han de col·laborar regularment en solucions alternatives que es poden implementar en casos futurs.

    Sobre processmaker

    Processmaker és un codi baix Programari de gestió de processos empresarials. Centenars de clients comercials, incloent moltes empreses de la Fortune 100, de confiança de confiança per transformar digitalment els seus processos de negoci bàsics, que permeten la presa de decisions més ràpids, un millor compliment i un millor rendiment. Planifiqueu una prova gratuïta de 7 dies o descarregueu els nostres treballs blancs.

    Deixa un comentari

    L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *