O proceso de xestión de carpetas

As organizacións dependen do proceso de xestión do caso para simplificar e facer problemas complexos máis manexables. Este proceso proporciona organizacións con fluxos de traballo evolucionados, reproducibles e efectivos para facilitar a resolución destes problemas complexos. O software de xestión de casos proporciona organizacións cunha solución simplificada para rastrexar e resolver casos.

Que é a xestión de cartafoles?

Un “caso” na xestión de casos refírese a un evento, un problema ou un incidente único. Estas poden ser varias cousas distintas dependendo do produto ou servizo proporcionado por unha organización. Aquí tes algúns exemplos de casos posibles:

  • queixas dos clientes
  • billetes de apoio
  • O embarque de clientes
  • transaccións fraudulentas

O proceso de xestión do caso é facer un problema complexo e simplificalo configurando fluxos de traballo reproducibles. As organizacións adoitan confiar no software de xestión de casos para crear, implementar e avaliar estes fluxos de traballo.

Flow of Workflows de xestión de carpetas Especifique como se producirá un cartafol desde o principio ata o principio. Finalizar. Sen un proceso de xestión de casos establecidos, as organizacións terán dificultade para resolver e controlar os resultados consistentes, facer erros custosos e sufrir custos operativos máis altos.

características. Características do sistema de xestión de casos

As características de Un sistema de xestión de carpetas varía segundo o sector de actividade e produtos e servizos prestados por unha organización. Non obstante, o proceso do sistema incluirá:

  • Colección e xestión da información
  • toma de decisións
  • unha interface compartida
  • retención de información para fins de cumprimento

Colección e xestión de información

o proceso de xestión do caso Debe axudar a unha organización a recoller información, extraer información importante e organizalos nunha base de datos centralizada. A capacidade de acceder a esta información é esencial para acceder ao risco, o deseño e implementar un plan e avaliar o proceso para identificar melloras potenciais.

Taxa de decisión

Un sistema de xestión de casos axuda ás organizacións a tomar decisións sinxelas e consistentes sobre a base de criterios establecidos. A toma de decisións pode ser totalmente automatizada ou pode axudar ás persoas a tomar decisións máis informadas.

Unha interface compartida

A información debe ser accesible ás principais partes interesadas a través dun panel de control amigable. Isto facilita a información de acceso e compartición de información, non só dentro da organización, senón tamén con clientes e terceiros en cuestión.

de información para os fins de cumprimento

é importante seguir o historial de rexistro e manter copias de notas, comunicacións e documentos importantes. A súa xestión de casos debe axudar a crear unha pista de auditoría para aumentar o cumprimento e ofrecer mellores oportunidades de seguimento.

Vantaxes do proceso de xestión de ficheiros

Os casos de procesos de xestión ofrecen unha ampla gama de beneficios no Nivel de organización. Un dos beneficios máis importantes é a capacidade de facer problemas complexos manexables configurando fluxos de traballo eficientes. Unha vez establecidos os fluxos de traballo, os xestores de casos e outras partes interesadas poden desenvolver e implementar plans eficaces de forma coherente.

Entre os outros beneficios do proceso de xestión de casos, podemos citar

Unha resolución máis rápida do negocio software de xestión de casos racionalizar o procesamento de ficheiros d ‘unha organización. Os membros do equipo poden usar unha solución única para comunicar, seguir e mellorar os casos. Un proceso simplificado aumenta tanto a eficiencia como a produtividade dos empregados.

mellora do cartafol Holding

grazas a Solucións de xestión de casos, as organizacións poden manter toda a información relevante nunha base de datos de acceso fácil. As funcións avanzadas de xestión de documentos facilitan a recollida, a extracción, a clasificación e almacenamento de datos importantes.

Unha colaboración eficaz

O software de xestión de carpetas Supply Communication, que permite que as partes interesadas accedan a información e comunicarse a través dun interface única. Isto permite que os xestores de casos e outros representantes proporcionen aos clientes actualizacións en tempo real.

de fácil acceso á información

A capacidade de acceder rapidamente a información sobre un caso específico acelera moito a súa resolución. de eliminación de procesos manuais As solucións de xestión de casos automatizadas suprimen a necesidade de recoller documentos, o que permite reunir e almacenar documentos por vía electrónica. A colección manual de documentos con clientes e outros partidos conduce a un desperdicio de recursos valiosos e atrasa a resolución dos casos. Isto impide que a organización proporcione un excelente servizo ao cliente.

Proporcione un servizo de atención ao cliente de calidade superior

un nivel superior de coidados proporciona facilitar a comunicación cos clientes e permitir a resolución rápida das súas preocupacións.

Better Entender clientes Os sistemas de xestión de casos poden axudar ás organizacións a analizar datos para identificar as tendencias, centrarse nos indicadores de rendemento clave e identificar oportunidades para atender a clientes. A análise de datos é esencial para a fase de avaliación do proceso de xestión do caso. Sen acceso a datos, é difícil, se non imposible, para as organizacións mellorar os seus procesos.

usos potenciais de xestión de casos

Os casos de uso potencial para a xestión do caso dependen en gran medida do Industria e produtos e servizos prestados por unha organización. O proceso de xestión de casos pode usarse tanto en casos de uso comercial e no sistema de uso do sistema. En ambos casos, a xestión de casos axuda á organización a optimizar os seus procesos.

Hai varios exemplos de casos de uso da xestión de casos que son comúns a todos os sectores da actividade. Que unha organización proporciona produtos ou servizos, normalmente requiren un proceso centralizado para tratar con problemas de atención ao cliente. Estes casos inclúen funcións importantes como a asignación de billetes, procesamento de solicitudes de servizo, seguimento de casos e correspondencia cos clientes. O software de xestión de carpetas axuda ás organizacións a tratar todas estas cuestións cunha solución única e fácil de usar.

Outro caso de uso actual é o embarque do cliente. A integración do cliente sempre foi unha operación longa e ineficiente para as organizacións. O embarque é simplificado grazas a automatización e procesos estructurados. O software de xestión de casos é particularmente eficaz para a automatización de procesos que sempre foron os máis ineficaces e caros.

As fases do proceso de xestión do cartafol

O proceso de xestión de casos ten sete fases. Estas fases non son lineares e teñen como obxectivo proporcionar un enfoque integral ao proceso de inicio ao final. Este enfoque proporciona algunha flexibilidade, permitindo que un xestor de casos volva a fases anteriores segundo sexa necesario. Por exemplo, durante a fase de rastreamento, un xestor de casos pode saber que o plan implementado non resolveu o problema. Neste caso, o xestor de casos terá que volver á fase de planificación para atopar outra solución. As sete fases do proceso de xestión do caso son as seguintes

  1. proxección
  2. avaliación
  3. Determinar o risco
  4. Planificación
  5. implementación
  6. seguimento
  7. avaliación

proxección

Esta fase inicial do proceso de xestión do caso é Deseñado para eliminar casos que non requiren unha resolución ou que poida resolverse rapidamente. O proceso de xestión do caso úsase para resolver problemas complexos a gran escala. Ao eliminar problemas que non xustifiquen medidas adicionais, unha organización garda recursos valiosos ao aumentar a súa eficacia.

O exame dos ficheiros non significa que as queixas sexan ignoradas ou que unha organización teña malas prácticas no servizo ao cliente.Nesta fase, unha organización debe responder de forma oportuna á solicitude de asistencia de cada persoa, informarlle do proceso e decisións tomadas e notificarlle das outras opcións posibles, se hai algunha.

Avaliación

En canto ao proceso de selección, durante a fase de avaliación, un xestor de cartafoles examina a información proporcionada. Non obstante, o obxectivo da avaliación é comprender o problema en profundidade para atopar unha solución e non determinar se o problema pode ter en conta no proceso de xestión do cartafol.

O xestor de ficheiros fará Recoller información adicional, xeralmente realizando unha entrevista coa parte adecuada, como un cliente ou empregado. Ademais de recoller información para acceder ao problema, esta é unha oportunidade para que o xestor de casos tranquilice. Ao interactuar cos clientes, asegúrese de que se senten apreciados é unha parte importante do proceso de xestión de casos.

As organizacións deben desenvolver cuestionarios para axudar aos xestores de casos recoller información. Estes cuestionarios só deben usarse como guías. É máis importante establecer un diálogo que administrar unha sesión de preguntas e respostas. A creación e almacenamento de cuestionarios é sinxela co software de xestión de carpetas.

Determinar o risco

Esta fase do proceso de xestión de casos cumpre unha función de trairaxe. Os xestores de casos son responsables de determinar o risco do caso e priorizar a súa resolución en comparación con outros casos. Iso é moitas veces a través da concesión de algunha medida o risco presecified.

A determinación de risco ten un papel importante na eficacia global do proceso de xestión de procesos. Ao establecer prioridades, as organizacións poden afectar os seus recursos para resolver os problemas máis urxentes. Por exemplo, supoña que o servizo do fraude dun banco recibe un billete dun cliente que disputa unha pequena taxa na súa tarxeta de crédito. O banco tamén recibe un boleto que indica que unha transferencia bancaria non autorizada baleirou a conta de aforro doutro cliente.

As dúas preguntas son urxentes, especialmente desde o punto de vista de cada cliente, pero un é claramente máis urxente que a outra. Neste caso, é lóxico dar prioridade ao segundo billete en vez de primeiro. Unha vez que un xestor de casos comprendeu os riscos de cada caso, pode comezar a planificar unha solución.

Planificación

Na fase de planificación, o xestor de casos aclara obxectivos e obxectivos e identifica o accións necesarias para alcanzalas. Os obxectivos deben ser factibles e específicos. Os obxectivos xerais deben dividirse en pasos menores.

O xestor de ficheiros debe escoller os recursos axeitados para acadar os obxectivos. Aquí é onde ter establecidos fluxos de traballo desempeñan un papel inestimable. Facilmente accesibles e fáciles de seguir fluxos de traballo Axuda Xestores de casos Escolla o curso de acción correcto. Eles tamén consistencia entre os ficheiros ea organización no seu conxunto.

Debe ter en conta que a fase de planificación non sempre será posible ou práctica. Por exemplo, cando a resolución dun caso é urxente e simplemente non hai tempo suficiente para planificar. Cando os xestores de caso teñen dificultade para identificar e establecer obxectivos, moitas veces é necesario volver ás fases anteriores do proceso de xestión do caso para recoller información adicional.

implementación

na fase de implementación de O proceso de xestión do caso, o xestor de casos executa o plan que creou durante a fase de planificación. Por exemplo, supoña que un cliente ficha un billete de soporte para un problema técnico cun elemento de hardware, como un portátil ou unha televisión. A implementación pode implicar contacto e facer unha cita cun técnico de campo ou organizar a devolución do artigo.

A fase de implementación do proceso de xestión. O caso ofrece unha oportunidade inestimable para recoller datos. Os xestores de casos deben tomar nota do que fixeron. Esta información pode usarse para mellorar o procesamento de casos futuros, así como mellorar a eficiencia do sistema de xestión de casos.

seguimento

Na fase de seguimento, o xestor Desde o cartafol para as partes interesadas para recoller información e determinar se a solución foi efectiva.Para volver ao noso exemplo anterior, se o xestor de Case planeaba a visita dun técnico no cliente, determinaría se o técnico visitou e reparou o artigo con éxito.

O xefe do ficheiro pode considerar que o O plan foi implementado sen problemas e satisfixo todos os obxectivos. Tamén é posible que o problema non estea completamente resolto e require medidas adicionais. Neste caso, o xestor de casos debe devolver á fase de planificación para desenvolver un novo plan de acción. Despois da implementación do novo plan, o xestor de Case seguirá un novo seguimento para determinar a resolución e así por diante ata que se resolva o caso.

avaliación

Neste último Fase do proceso de xestión de rexistros, o xestor de ficheiros recolle datos e información. Isto inclúe datos como resultados, custos e duración do caso. A organización usa esta información para crear informes e avaliar o proceso de xestión do caso desde o punto de vista do retorno do investimento e os custos. Se é necesario, as melloras están feitas ao proceso para aumentar a súa eficacia.

Observamos por riba de que a fase de implementación ofrece unha oportunidade inestimable para recoller datos. A organización debe considerar o que funcionou e que non funcionou. Os ficheiros detallados sobre métodos e resolucións exitosas deben ser retenidos para evitar a implementación de plans ineficaces en casos futuros. As partes interesadas deben colaborar regularmente en solucións alternativas que se poden implementar en futuros casos.

Acerca de processmaker

Processmaker é un código baixo Software de xestión de procesos empresariais. Centos de clientes comerciais, incluíndo moitas empresas de Fortune 100, confianza de procesador de confianza para transformar dixitalmente os seus procesos comerciais básicos, o que permite a toma de decisións máis rápidas, un mellor cumprimento e un mellor rendemento. Planifique unha proba gratuíta de 7 días ou descargue os nosos papeis brancos.

Deixa unha resposta

O teu enderezo electrónico non se publicará Os campos obrigatorios están marcados con *